- 議事録の書き方がわからない。何かコツはないかな？
- もっと短時間で議事録を書けるようになりたい。
こういった疑問にお答えします。
こんにちは、かつひろです。
会社員のみなさん、議事録嫌いですよね。書くのすごく大変ですよね・・・
嫌いなことは時間をかけず、さっさと終わらせてしまいましょう。
今回は議事録を素早く終わらせる方法について、お話しします。
私はシステムエンジニアとして会社に勤めて9年になります。今まで、議事録を100本以上は書いてきました。
最初は半日くらいかかっていたのですが、ある先輩社員さんから議事録の書き方のコツを教わってから、議事録を書くスピードが格段に上がりました。
今では、打ち合わせ後、大体1時間くらいで議事録を完成させています。
「そんな短時間で品質は落ちたりしないの？」と考える人もいると思います。
私が書いている議事録はほとんどお客さんとの打ち合わせの議事録ですが、お客さんから指摘されることもありません。
そのため、短時間でも品質は落ちてないと言えると思います。
それでは、品質も落とさず、短時間で議事録を書く方法について、お話ししていきます。
以下の順番で進めていきます。
- そもそも議事録を書く理由
- 議事録の書き方のコツ
- 素早く議事録を書くコツ【事前準備・打ち合わせ中・打ち合わせ後】
そもそも議事録を書く理由
そもそも議事録を書く理由は何でしょうか？
「議事録なんて打ち合わせの内容を記録することが目的でしょ。音声・動画で録音すればいいじゃん。」と言う人もいるかもしれません。
議事録を書く理由は、打ち合わせなどで「決まったこと」を端的にまとめて、関係者へ共有するためです。
議事録は打ち合わせの内容をすべて記録することが目的ではないので気を付けましょう。
議事録の書き方のコツ
次に議事録の書き方のコツについてお話しします。
例えば、以下のような会話があった場合、どういった議事録を書けば良いでしょうか。
Aさん「会社のシステムを一新する必要があるのですが、予算はいくらにしましょうか？」
Bさん「うーん。1,000万くらいかな？システムに詳しいCさんどう思いますか？」
Cさん「Bさん1,000万じゃ全然足りないですよ（笑）。システムを一新するとなると、開発規模も大きくなるので、一億は必要ですね。」
Bさん「え！そんなにかかるのか、わかった。とりあえず、予算は一億に決定しよう。」
議事録としては以下のように書きます。
会社のシステムを一新する必要があるが、予算はいくらとするか。（Aさん）
開発規模が大きいため一億円とする。（Bさん）
これだけでOKです。
コツは「決定する議題」と「決定事項」と「その理由」を端的に書くことです。
今回の例だと、以下のようになっています。
- 決定する議題：システムを一新するための予算
- 決定事項：一億円
- その理由：開発規模が大きいため
議事録は「決まったこと」を端的にまとめて、関係者へ共有するために作成しているので、余計なことは書かずにシンプルに書きましょう。
素早く議事録を書くコツ【事前準備・打ち合わせ中・打ち合わせ後】
では次に素早く終わらせるためのコツについて、お話しします。
以下の時系列順でコツをお話しします。
- 事前準備
- 打ち合わせ中
- 打ち合わせ後
事前準備
事前準備の段階で、議事録をある程度書いてしまいましょう。
議事録のほとんどはワードで作成していると思うので、ワードファイルを作成して以下の事項を事前に書いてしまいましょう。
- 打ち合わせの場所、日時
- 打ち合わせの参加者（具体的な人名がわからない場合でも会社名くらいはわかると思います）
- 打ち合わせ内容の目次
打ち合わせ内容の目次について、もう少し詳しく説明します。
打ち合わせで使う資料に書いてある目次を議事録に書いてしまいましょう。
例えば、打ち合わせ資料の目次に、「1.システム開発に関する協議」「2.システム廃止に関する協議」という記載があったら、事前に議事録に以下のように書いておきます。
ここまで準備できたら、あとは、「–ここに決定事項を書く–」の部分に実際に打ち合わせで決まったことを書くだけです。
ノートパソコンを持っているなら、打ち合わせ場所に持って行って、打ち合わせ中に書いちゃいましょう。
もし、ノートパソコンを持っていない場合は、上司に相談した方が良いと思います。今時、「議事録は紙で書くもんだ！」という人はいないと思うので・・・
打ち合わせ中
実際の打ち合わせ中でやることは、先ほど議事録の書き方のコツで記載した
- 決定する議題
- 決定事項
- その理由
を頭に思い浮かべながら議事録を書くことです。しゃべっている内容をすべて書く必要は一切ありません。
もう一つのコツは、打ち合わせ中に議題と関係ない話をする人が必ずいると思うので、その時間を清書の時間にあててください。
打ち合わせ後
前述の「事前準備」と「打ち合わせ中」でほとんど、議事録は完成していると思います。
なので、打ち合わせ後にやることは、清書が終わってない部分の作業と、最終チェックだけでOKです。
最終チェックは、文章の頭から本気で黙読して、最終チェックをしましょう。
ここで言っている本気の黙読とは、1語1語、声に出して読むイメージです。
頭の中だけで読んでしまうと、意外とミスに気付かないものです。
最後に
最後に議事録の書き方のコツをまとめます。
- 事前準備で書ける部分は書いてしまう
- 打ち合わせ中は「決定する議題」「決定事項」「その理由」を頭に思浮かべながら書く
- 打ち合わせ後は本気の黙読をして最終チェックをする
以上です。
